s1_377198_85

База рисков PLM проекта: Это сладкое слово бюрократия

Это сладкое слово бюрократия… В некоторых проектах ее почти нет, в некоторых она готова затопить все и заменить собой всю полезную работу. Документы на тысячи страниц вместо работающей системы, отчеты вместо результатов, бумажные концепции вместо мыслей, согласование протоколов вместо принятия решений.

 

Я обратил внимание, что бюрократия тем сильнее проявляется в проектах, чем больше в команде или около проекта людей без определенной цели или с недостаточной квалификацией. В самом деле, если ты чувствуешь себя неуверенно в технической дискуссии, то какой самый простой способ сохранить место в команде и заслужить одобрение руководства? Правильно — с надрывом требовать уточненных спецификаций, расширенных инструкций, ежедневных отчетов и двухчасовых совещаний, а потом затевать эпическое их согласование. Конечно, проекту станет плоховато, но зато никто не скажет, что вы ничего не делали. Наоборот — можно сказать, что только благодаря вам проект еще не загнулся. За такие заслуги можно ждать и повышения!

 

Аналогично поступают и люди, которые как бы «лишние» в команде, которых занесла туда мысль топ-менеджмента и которых попросили «проконтролировать». Ни компетенции, ни ценности от работы, ни понимания происходящего… В худшем случае человек станет генератором странных идей, в другом худшем случае — утопит всех в отчетах, а в самом худшем — заставит писать отчеты по своим странным идеям.

 

Однажды я был свидетелем того, как это цветет и пахнет в космической отрасли. Заказчик был старой закалки и обожал собирать совещания человек на 25-40. В большой зашторенной комнате только за столом переговоров сидело человек 15, а еще 15-20 человек сидело «во втором ряду» — на стульчиках вдоль стен. Совещания тянулись часами, решить что-то по существу было невозможно. Все «гости» выгибали грудь перед начальством и пытались высказаться по вопросам в которых они мало понимали и которые к ним вообще не относятся. Зато при появлении конкретных задач все аргументированно валили их друг на друга, а под занавес директор традиционно находил одного-двух виноватых во всех бедах. Но зато теперь я, кажется, понимаю, почему ракеты не летают.

 

Опасно в бюрократии то, что она не только «занимает» своих авторов, но и блокирует всю полезную, продуктивную часть команды, которая вынуждена вместо проектирования, разработки и тестирования писать документы о проектировании, разработке и тестировании.

 

Этому недугу подвержены как команды заказчика, так и команды подрядчика. Где найдутся люди с пробелами в компетенциях и без явных обязанностей, там и расцветет этот цветок.

 

Конкретные способы снизить уровень бюрократии:
  • В команде не место людям, которые только «контролируют», «курируют», «отвечают за коммуникации», «оказывают методологическую поддержку» или «от холдинга».
  • Каждый член команды должен иметь конкретные задачи на всех этапах.
  • В команде не место людям, не обладающим должной компетенцией.
  • Совещания проводятся на территории той стороны, которая в данный момент имеет больший фронт практической работы.
  • В совещаниях участвует не более 4-5 человек, иначе все-равно получится базар.
  • Конечный перечень проектных документов должен быть определен в договоре, а их примерные содержание и объем — в Техническом задании.
  • Каждый документ подписывают строго не более 4-5 человек со всех сторон, включая согласующих. Матрицу подписания закрепите документально (в том, документе, который у вас больше подойдет по смыслу — Договор, Техническое задание, Устав, очередной протокол).
  • Различные «комитеты» склонны либо к организационным коллапсам, либо к профанации. Если вы не уверены в том, что сможете совладать с «комитетами» в проекте, то лучше от них отказаться. Введите персональную ответственность за решения.
  • Опыт показывает, что на внимательное прочтение документа объемом до 10 страниц достаточно 15-20 минут, а на документ объемом свыше 100 страниц люди в любом случае тратят не более 3-4 часов. Поэтому, установите срок утверждения документа до 10 страниц — 2 рабочих дня, а более 10 страниц — 3 рабочих дня. Если после истечения этого срока респондент не дал отклик, документ считается принятым без возражений.
  • Боритесь с бюрократами их же оружием. Если кто-то начал бурно запрашивать обширные документы и перетягивать ресурсы на их разработку, согласование, исправление, то найдите способ затребовать двадцать регламентов по его работе у него самого. После чего раз в месяц шлите на каждый документ любые замечания. Чем страннее и парадоксальнее будут замечания, и чем их будет больше — тем лучше. На это можно выделить один день в месяц — польза от заблокированного бюрократа окупит это вложение.
  • Получите поддержку топ-менеджмента в борьбе с бюрократией. Они должны поддержать вас хотя бы на словах.
  • Получите в борьбе с бюрократами поддержку широких масс как у подрядчика, так и у заказчика, бюрократы должны стать комичным образом.

 

Я не говорю о том, что документы и совещания не нужны. Конечно — они нужны. Но когда работы по созданию документов и проведению совещаний начинают занимать более 50% времени проекта, а версии документов легко переваливают за v.10.5 — вот это тревожный знак.

 

В чем-то я понимаю причины бюрократической реакции людей, не обладающих компетенцией по теме. Им все вокруг непонятно. Им кажется, что всем вокруг все так же непонятно, как им самим. Поэтому они мечтают о бумаге, которая всем все объяснит, но безо всякой лишней учебы. Они испрашивают одну бумагу за другой, но ясности не появляется. Им неприятно, что люди морщатся от их идей, и они требуют чтобы им письменно написали как это будет реализовано. Они хотят быть полезными и валом бумаг и совещаний хотят показать свою полезность начальству и окружающим. Они не видят в себе проблемы. Их жаль, конечно, но их нужно или учить (возможно, несколько лет —  вам это нужно?) или переключать на область, в которой они ориентируются хорошо.

 

«…Протокол совещания по поводу переноса совещания требует дополнительного совещания, потому что в нем комитетом заместителей секретарей были обнаружены опечатки в сноске на регламент совещания секретарей проекта…»

 

Уже тошнит? Ну так не пускайте эту мерзость к себе в проект!